Você olha no relógio e é 12:30. A reunião já acontece há duas horas e você precisa almoçar. Olha para o smartphone, checa seu email mais uma vez e de repente alguém lhe chama a atenção: “O que você acha?”. E você não acha nada, é claro, você nem estava lá.

Eu imagino que grande parte de vocês já passou por isso. Mesmo que você não trabalhe, já participou de reuniões em condomínios, escolas, igrejas, times de futebol etc. E, se você trabalha, eu imagino que tenha reuniões semanais, quiçá está dentro de uma reunião agora.

Reuniões são extremamente importantes. Nelas nós decidimos rumos, objetivos, o andamento das ações e nos integramos a nossos colegas. Elas surgem como uma necessidade, mas, em grande parte, elas acabam sendo um atraso para a organização. Quando longas, tiram a energia das pessoas e tomam tempo. Se você faz uma reunião de 2 horas, com 10 colegas, a empresa não está perdendo 2 horas, mas20 horas de produção.

Para ajudar a ter melhores reuniões, seguem algumas dicas. Eu garanto que, se você seguir pelo menos uma dica de cada vez, suas reuniões em pouco tempo serão bem mais efetivas e produtivas.

Antes da Reunião

1. Escolha um coordenador da reunião.

Essa pessoa vai ser a escolhida pra coordenar a reunião, escolher os membros que vão participar e colocar os pontos na pauta. Esse coordenador não precisa ser o chefe, nem precisa ser o estagiário. Deve ser alguém com autoridade o suficiente para ser respeitado pelos outros membros.

2. Faça uma Pauta.

Essa é uma das dicas mais simples que eu poderia passar. E na verdade, dentre todas as dicas, se você só usar essa, suas reuniões vão ser muito mais produtivas e efetivas. Uma pauta é uma lista dos pontos a serem discutidos na reunião. Nada muito complicado, apenas a lista de tudo que precisa ser analisado. Eu digo, nunca mais, depois de hoje, vá para uma reunião que não tem pauta. Se alguém lhe chamar para uma, pergunte logo “ Qual a pauta?”.

Para fazer uma analogia da importância de uma pauta antes de começar uma reunião, imagine que você está lavando pratos. Você chega na pia, mas não tem nenhum prato sujo. Só que minutos depois, chega uma pilha imensa de pratos. Você respira, imagina como vai acabar com todos os pratos e depois de um tempo de reflexão, você ataca os pratos. Com toda sua energia e foco, você ataca eles e vai limpando, um a um, até terminar. Você termina exausto, mas feliz. Você acabou com eles.

Então, de repente (não mais que de repente :D), você ganha mais uma pilha de pratos. Você já está exausto, mas tem que terminar o trabalho. Você faz tudo sem energia, foco, ou vontade. Você sabe que, se tivesse vindo uma pilha só de pratos, você teria dado conta de tudo ; mas os pratos extras acabaram com você.

Ou seja, com uma pauta pronta, você já sabe o que esperar. Você já se prepara para acabar com a reunião e tem gás pra isso. Pelo mesmo motivo, você não deve adicionar pontos a pauta. A pauta deve ser fechada, pelo menos 12 horas antes da reunião.

3. Hora de término

Quem já participou de uma reunião que ‘não tem hora pra acabar’ levanta a mão. Isso é muito comum, mas é desastroso. Se ela não tem hora pra acabar, ela não vai acabar. Como fala a Lei de Pareto, uma atividade tende a se espalhar e completar o tempo estabelecido pra ela. Sempre tenha uma hora de término.

4. Mande a pauta para todos os participantes

O ideal é que a pauta seja fechada 12 ou 24 horas antes da reunião acontecer. Isso é necessário para que todos que vão participar da reunião a leiam e por isso venham com mais argumentos e informações para reunião.

5. Escolha (e limite) a participação dos membros.

Nada mais irritante do que uma pessoa que não tem motivo para estar na reunião, ou não é da área, dando pitaco e opinião num assunto que não interessa. O Coordenador da reunião deve ser responsável por convocar as pessoas e, o mais importante, barrar aquelas que não interessam para o bem maior.

Na reunião

6. Limite o tempo das pessoas falando

O tempo deve ser limitado tanto para as pessoas que vão falar, para não ficar ninguém falando por muito tempo,e os outros não poderem falar. O ideal é que as pessoas já saibam quanto tempo elas podem e devem falar.

7. Limite o tempo de cada ponto de pauta

Junto com a dica Nº 3, essa é bastante importante. O coordenador deve avisar as pessoas quanto tempo elas tem para discutir tal ponto. Isso garante que o tempo não vai ser desperdiçado com gracinhas e discussões sem fundamento.

8. Deixe todos falarem

Em algumas reuniões que já participei, existiam pessoas que monopolizavam a conversa, não davam liberdade para outros falarem. Uma forma de se resolver isso é construindo uma lista na ordem das pessoas que querem falar. Pode ser um quadro branco mesmo, basta pedir para quem quer falar levantar a mão, anotar o nome e seguir rigorosamente a lista. Nada de ‘só quero adicionar um parênteses’ ou ‘rapidinho’. A lista deve ser seguida de forma sagrada.

9. Escreva uma ata da reunião

Quantas vezes você já participou de seguidas reuniões, e não lembra o que aconteceu na reunião anterior? Isso acontece bastante. E pior, você não sabe onde achar o que aconteceu na ultima reunião. Para acabar com esse problema, o coordenador deve escrever uma ata da reunião. Ou seja, para cada ponto que foi escolhido na pauta, ele deve acrescentar o que foi discutido. Exemplo de uma reunião do Estategistas.

• Escolha dos sistemas de afiliados

– Discutimos sobre qual o melhor sistema de afiliados escolher no estrategistas.
– Eduardo falou da Lomadee e do sistema de afiliados da amazon. Paulo disse que iria cadastrar esses sistemas.
– Paulo falou que a livraria cultura não valeria a pena
– O cadastro deve ser feito até amanhã, 05/01

Deu pra entender como funciona? A vantagem dessa forma de pauta, é que você pode voltar no tempo e gerar uma gestão do conhecimento da empresa. E também garante que quem não participou da reunião tenha ciência do que aconteceu.

O pós-reunião

10. Crie atividades posteriores

Depois de uma longa e exaustiva reunião, muita coisa foi estabelecida e decidida. Então, no final, o coordenador da reunião deve rever com todos os presentes quais foram os pontos de decisões que aconteceram nessa reunião. E tem que deixar todos cientes das datas de entrega e das suas atribuições.

10 dicas pode parecer muita coisa, mas se você começar a implantar uma dessas dicas por vez, suas reuniões vão ser muito mais úteis para o desenvolvimento do seu negócio e empresa.

Qualquer dúvida é só falar nos comentários e, se tiver alguma dica que você utiliza, comenta ai embaixo, por favor! ;)