Pomodoros em Esteróides e Correção de Trajetória: Um Processo para Analisar Seu Progresso

Uma das grandes dificuldades de projetos pessoais e profissionais é garantir que estejamos progredindo numa velocidade adequada. No dia a dia, é difícil separar o que é dificuldade do projeto ou deficiência de execução.

Pode ser que você esteja realmente travado e não esteja conseguindo progredir com seu novo texto. Ou pode ser simplesmente preguiça ou falta de disciplina para concentrar (o que revela outra série de melhorias).

Já experimentei com vários sistemas ao longo do tempo, mas nos últimos anos, o que melhor tem funcionado é uma combinação da metodologia de Taylor Pearson com a de Sebastian Marshall.

Usando pomodoros em esteróides, por Sebastian Marshall


Small Canvas Oil Painting by Cheri Wollenberg

Pequenas sessões de trabalho, direcionadas, com feedback de melhoria e quantificadas ao longo do tempo é a melhor forma de condensar produtividade no dia a dia. Sebastian, depois de anos de experimentação com produtividade, chegou a essa conclusão.

Desde 2015, Sebastian tem iterado essa prática em workshops através de seu novo projeto, Ultraworking. Periodicamente existem competições chamadas de “maratonas”, uma abordagem que gamifica a produtividade, com grupos de pessoas se juntando para alcançar o máximo de produtividade durante 16 dias.

Eu usei intensamente por mais de um ano e atribuo a essa metodologia o suporte que precisei para alavancar minha disciplina para o máximo de retorno, durante o período em que estava trabalhando 70-80 horas por semana.


Clique aqui para fazer uma cópia do documento acima

A ferramenta é bem simples de utilizar e vai guiar o ciclo de desenvolvimento de trabalho e aprendizado com suas dificuldades, além de quantificar o progresso. Similar ao uso do pomodoro tradicional, é preciso realizar o compromisso de estar “100% focado” enquanto estiver em um ciclo de trabalho. Depois dos 30 min daquele ciclo, pode se distrair, beber água, checar notificações etc, mas a primeira lei é estar presente durante a janela que você marcou como ciclo de trabalho.

Temos as seguintes seções:

Preparar: Como o nome sugere, deve ser preenchida antes de começar. Ajuda a explicitar os objetivos, reforçar a motivação descrevendo porque são importantes para você, potenciais perigos e a meta de volume de trabalho para o dia.

Planejar: A ser preenchida no começo de cada sessão. Um pomodoro tradicional tem ~25 min, com 5 min de descanso. Você pode experimentar com as durações (25/5, 30/5, 35/5), mas é importante ter os 5 min de pausa para analisar o que foi feito e explicitar o que será feito a seguir. Aqui você acompanha também algumas métricas sobre energia e moral (no sentido militar do tempo – “moral da tropa”).

Revisar: Equivale a uma “análise em tempo real”, para notar problemas e já corrigir na hora. Ex: fome, barulhos, desconforto físico são todos fatores que podem ser melhorados, mas sem essa “observação” sobre sua produtividade, pode ser que esses fatores fossem consumindo seu período de trabalho sem você notar, deixando-o frustrado no final sem entender o porquê, talvez até culpando erroneamente outros fatores (como procrastinação).

Analisar: Ao final do processo, é hora de olhar em busca de grandes lições. Teremos a expectativa para o dia e os resultados reais juntos, o que vai ajudar a calibrar nossas estimativas.

A única alteração que fiz na planilha original foi juntar o gráfico na mesma aba do template. Assim, a cada dia de trabalho, basta duplicar a aba e renomear com o dia. Uso uma planilha por mês em uma pasta no google drive. Crie uma cópia para você e comece a experimentar, depois me conta o que achou.

Garantindo correção de trajetória durante o vôo, por Taylor Pearson


Oil Painting By Jonathan Frank

Já se perguntou como aviões conseguem viajar distâncias tão grandes no globo terrestre de maneira exata? Você pode pensar que tem a ver com voar sempre em linha reta em direção ao objetivo. E você estaria errado.

Para começar, o traçado do vôo é definido, levando em conta onde se deseja chegar e as previsões climáticas do caminho. Contudo, vários fatores podem influenciar na viagem, desde o tempo mudar bruscamente (e ser preciso contornar uma tempestade) até mesmo uma ocupação do espaço aéreo para emergência (e ser preciso variar altitude).

O sucesso de uma viagem está dividido entre um bom (e acurado) planejamento inicial e um frequente ajuste de destino, baseado nas novas condições de vôo.

Nos últimos 3 anos, tenho utilizado uma metodologia de planejamento trimestral do Taylor. A ideia é maximizar a quantidade de opções disponíveis para você e estar sempre recebendo feedback sobre o que funciona e o que não funciona para ajustar no meio do caminho.

Como minha vida tem mudado muito rápido, ciclos de 3 meses ficam ainda menos sólidos – ainda faço, mas tenho me prendido mais às revisões mensais e semanais. Basicamente, seguindo à estratégia barbell do Nassim Taleb.

Sebastian Marshall coloca bem: dedique-se a projeto de curto ou muito longo prazo, nada no meio termo. Ou pequenos projetos experimentais de 3 meses, ou projetos importantes para você de 5+ anos. O retorno está nos extremos (exploração / resultados advindos de esforço consistente).

Nesse pilar de revisão, a cerimônia de análise semanal assume bastante relevância. O que segue abaixo é meu template de análise, normalmente reservo pelo menos 1h no domingo de manhã para revisar semana atual + planejar a próxima.

Processo Operacional Padrão (POP) de Revisão Semanal v1.3

Objetivos da semana:
– objetivo 1
– objetivo 2 OK
– objetivo 3 OK
– objetivo 4 OK

Resumo: [descrevendo as impressões da semana em um parágrafo]
Produtividade: [nota: objetivos alcançados / planejados ]
Ciclos:

1. Entrada
– Processar inboxes (Pessoal, Evernote, Downloads, Trabalho)

2. Analisar
→ Levantamento de Peso: 3/3
→ Alimentação: [criei um score pessoal]
→ Escrita: 6/7
→ Leitura:
– livro X
– livro Y

3. Refletir
→ O que eu alcancei?
→ O que foi planejado, mas não alcançado?
→ O que funcionou e merece o dobro de foco?
→ O que devo parar de fazer?

4. Planejar
– Estamos caminhando para os objetivos do mês?
– Se não conseguimos executar para tanto, podemos perseguir os objetivos do trimestre?
– Se não conseguimos agir em nenhum dos dois, no que podemos focar (o que tem dado certo) ou em qual área podemos criar mais recursos?

Para quem quer começar

Mergulhei no mundo de produtividade há mais de 6 anos e o método acima é o mesmo que uso no dia a dia. Não significa que vá funcionar 100% para todos sem adaptação, mas ali contem muito mais experiência condensada (minha, de Taylor e Sebastian) do que parece. Talvez algum dia eu grave um vídeo explicando as nuances de produtividade empacotadas nesse processo.

No entanto, não se atenha à aparente complexidade; adapte ao que funcionar para você. Por exemplo, passo +11h por dia na frente do computador, por isso é mais fácil realizar o processo no Evernote. Se você gosta de caneta e papel, compra uma agenda para isso e vai fundo.

Extraia e a adapte o que melhor funcionar para você depois volta aqui e compartilha o resultado conosco.

 

Paulo Ribeiro

Autor, empreendedor, amante do aprendizado e um estrategista moderno. Escreve sobre estratégias para viver uma vida melhor e mais significativa.