Todo mundo quer produzir mais. Todo mundo quer ser capaz de trabalhar focado, estudar sem distrações, treinar completamente presente, o tempo inteiro (ou pela maior quantidade de tempo possível). É essa busca pelo método que nos vá levar a produtividade perfeita que movimenta um mercado milionário de cursos e livros ao redor do tema.

Entretanto, você não precisa ir muito longe para você pequenas mudanças para obter grandes resultados. Claro, ainda vai requerer esforço, pois não existe pílula mágica. Mas nossa vontade aqui é garantir que o esforço seja aplicado nas atividades certas.

Que você vai ter dias ruins, quando não vai produzir nada, isso não é mistério. Acontece comigo, acontece com Bill Gates, Zuckerberg, Richard Branson e com todo mundo que está buscando mais da vida. O ‘pulo do gato’ aqui é: como fazer para garantir que nos dias bons você produza o máximo e nos dias ruins você não faça nada estúpido que vá estragar seus bons hábitos?

O segredo, senhoras e senhores, é a criação de sistemas.

Como Um Bom Sistema é Seu Aliado #1

Já estabelecemos que, como seres humanos, nosso nível de trabalho/estudo/prática/hábito vai variar com o tempo, o que é natural. A segunda suposição que gostaria de fazer é: você não tem força de vontade infinita.

Quantas vezes você começou uma dieta para larga ela depois de duas semanas? Ou comprou um violão para aprender a tocar e ele está até hoje no seu guarda-roupa? Ou tentou largar algum vício e não conseguiu? Bem, a literatura sobre willpower (força de vontade) é bem extensa, mas um ponto comum entre as referências é que força de vontade é um recurso limitado. Então, qualquer que seja sua solução para a questão da produtividade, não pode envolver esforço consciente. E é aqui que entra a ideia da automatiação e da criação de sistemas.

Exemplo #1

Digamos que você queira parar de usar o facebook no horário de trabalho. Isso já está de deixando louco e não te deixa desenvolver nada decente ao longo do dia. Dentre as milhões de coisa que você pode fazer, Maneesh Sethi escolheu uma: ele contratou uma assistente para sentar ao lado dele o dia inteiro e dar-lhe um tapa na cara toda vez que ele abrisse o facebook. Sim, você leu bem: tapas. na. cara.

“Kara se tornou minha chefe improvisada, sabendo o que eu precisava concluir e me forçando a fazê-lo.”

Maneesh passou a trabalhar mais focado, levando sua produtividade a quase 98%. Afinal de contas, o sistema que ele montou para si mesmo não permitiu distração e ainda criava um condicionamento negativo primitivo com acessar o facebook (logar na rede = dor).

Exemplo # 2

Vamos imaginar que você queira entrar em forma, começando com algo simples: vai caminhar de segunda a sexta pela manhã. Mas você e eu sabemos que acordar cedo, para correr, é um sacrifício enorme. O que você faz?

Transfere toda semana 25% do seu salário para a conta de um amigo. Se seu amigo não receber uma atualização sua afirmando que correu (há programas para qualquer smartphone que rastreiam tempo de corrida e compartilham automaticamente nas redes sociais) até certa hora do dia, ele tem o direito de ficar com os 5% do dia (25%/5 dias da semana); caso contrário, ele te transfere de volta no final do dia.

Como somos naturalmente avessos a perdas, principalmente de dinheiro, não teremos opção a não ser fazer aquilo que nos prentedemos. Acordar cedo não vai ser algo que você se esforça fazer, mas algo que você nem pensa mais sobre estar fazendo. Está ali, como respirar, comer, etc.

4 Passos Para Criar Um Sistema de Apoio Efetivo

Como já disse, se é para se esforçar, que seja em uma alavanca: algo que vá multiplicar seu suor em resultados. Como os objetivos e necessidades variam de pessoa a pessoa, discutir boas práticas na criação de sistemas parece ser mais sábio que me limitar a dar exemplos (mais à frente menciono alguns sistemas simples que implementei também).

1. Defina o que é produtividade para você

Em quase tudo que é estratégia que analisamos aqui, o primeiro passo que sempre busco trazer é definir coisas. Em um texto recente, por exemplo, com um estudo de caso sobre aprender a jogar futebol, o primeiro passo era “defina o problema é qual é a solução”.

Bem, por que insisto para que você defina as coisas?

Porque não há pílulas mágicas. Logo, cada solução é bem particular e precisa ser aplicada a sua vida. Você pode até pegar algo pronto que funciona com outra pessoa e tentar aplicar a você, mas com o tempo surgirá a necessidade de adaptar e você será esperto se o fizer.

Em seu dia a dia, o que você busca alcançar? Trabalhar mais, treinar mais pesado?

2. O que está te impedindo de alcançar o que quer?

Aqui entra a parte da preguiça e procrastinação, nossas velhas companheiras ;-)

É importante pensar bastante sobre seu real problema. Por exemplo, um atleta dizer que não consegue acordar cedo por preguiça (algo relacionado com força de vontade) pode estar seguindo o caminho errado se o problema real dele for o horário de sono: não é que ele tenha preguiça, mas que o fato de acordar cedo deixa ele privado de sono, impedindo um rendimento decente no treino.

Então, o que de fato está te atrapalhando? É o facebook ou o fato de você estar envolvido em trabalhos sem sentido? É a preguiça ou a falta de sono? É o medo de levar um ‘não’ do cliente ou o medo de receber um sim?

3. Que ferramentas você dispõe para te ajudar?

Se seu problema é relacionado com computador/internet ou você tem acesso a um smartphone, mesmo um modelo simples, a lista de ferramentas vai para o infinito. Não vou nem enfatizar que as ferramentas em si não são o mais importante, porque você já deve ter percebido que é apenas uma parte de todo o planejamento – muitas vezes ficamos perdidos em busca do programa perfeito, ou do app ideal, e esquecemos do objetivo final.

Como uma lista arbitrária, vou postar apenas algumas que estou usando atualmente:

Evernote

Eu uso Evernote para capturar tudo. Todo pensamento relevante, ideia para negócio, fato que lembro enquanto estou no banho mas pode ser relevante para algum texto no futuro, eu escrevo no Evernote e seleciono tags adequadas para me ajudar na busca.

Se você não conhece, Evernote é um programa de captura. Você pode inserir links, imagens, textos, pdfs e áudios; organizando-os em pastas diferentes e com tags apropriadas, o programa poupa muito esforço do seu cérebro.

Se seu problema é da ordem criativa (organização de material/pensamentos para criar textos, ou conteúdo de publicação, por exemplo), Evernote pode ser a ferramenta ideal.

Sugarsync

Você já deve ter ouvido falar do Dropbox? Não importa, se você já sabe que existe um serviço desses, por que não está usando eles para proteger seus arquivos?

O Sugarsync é o irmão mais legal do dropbox. Ele cria um disco separado no seu computador, coisa simples, como se fosse um “cd virtual” que fica sempre ali. Basta você arrastar os arquivos para lá e ele sincroniza automaticamente com a internet, permitindo que você possa acessar tais arquivos de qualquer lugar.

Se pretende usar (o plano free dele oferece mais espaço que o dropbox), cadastre por aqui e nós dois ganharemos 500mb de espaço extra.

Picasa

Picasa é o organizador de fotos gratuito do Google. Desde a popularização da câmera digital (e dos celulares), o computador de todo mundo é abarrotado com pastas e mais pastas de imagens, desorganizadas e sem nomes. Tudo jogado sem ordem dentro da pasta “Imagens” do Windows. Vamos lá, diga que não é verdade? Não precisa mentir para mim.

Bem, o Picasa tem jeitos bacanas de lidar com isso, onde você pode “marcar” pessoas nas fotos (igual ao facebook). Outra ferramenta legal é poder sincronizar suas fotos do PC com a conta do Picasa Web (associada a sua conta google), de modo que basta configurar as fotos para serem privadas e pronto, você vai ter um backup online e organizado de sua vida fotográfica.

Google Docs

Você já sabe o que é, só que não usa.

Google Agenda

Essa foi a maior vantagem de ter adquirido um smartphone recentemente. O google agenda, serviço de agenda do google (duh!), sincroniza facilmente com o mobile, de modo que você pode configurar sua agenda inteira pela internet no começo da semana e acompanhar no celular no decorrer dos dias. Até receber lembretes no aparelho você pode.

Anki

Anki é um programa de repetição espaçada e uso ele para organizar aquilo que preciso lembrar, atráves de decks de cartões. Mais informações em nosso videocast sobre meta-aprendizado.

4. O que você vai perder se não conseguir?

Como já discutimos, não adianta criar um sistema/hábito sem perda; seu cérebro simplesmente funciona assim. Seja criativo aqui, envolva amigos que estão inclinados a te ajudar, envolva perder algo que você goste muito (um relógio, o celular, o que seja), aposte dinheiro com eles, não importa, mas a possibilidade de perder algo parece essencial na formação de hábitos.

Pode apostar suas economias, será por uma boa causa. Já fiz isso mais de uma vez ;-)

2 Exemplos De Sistemas Que Uso

A seguir, seguem dois sistemas de exemplo que utilizo o tempo todo. Você pode até copiá-los, já que são úteis de um modo geral e fáceis de implantar.

Como os projetos mais importantes com que trabalho envolvem um computador…

Lidando Com Arquivos

• Imagens estão na pasta ‘Imagem’, separadas por origem (pasta “celular”, “câmera digital”, etc) e, a seguir, por data (“01-2013”, “02-2013”, etc).
• Arquivos colaborativos estão obrigatoriamente no Google Docs, na pasta “compartilhados”.
• Material capturado, pesquisa para textos e afins, tudo salvo no Evernote.
• Arquivos importantes estão todos na pasta “Arquivos nas Nuvens”, que sincroniza automaticamente com a web. (Sugarsync)
• Tudo quanto é projeto de programação está no Github (ferramenta bem específica aqui).
• Músicas e filmes são fáceis de baixar novamente, por isso estão na pasta local “arquivos temporários”
• Todo arquivo tem um nome descritivo para facilitar na busca interna
• Todos os pdfs de recurso, como mencionei, estão salvos no Evernote, sempre com tags específicas e um pequeno resumo em português do que eles contêm (para padronizar buscas)

Nunca cheguei nesse nível graças ao meu novo sistema.

Lidando com Notícias

Não faço muito o tipo que assiste noticiário, nem acho que isso seja muito saudável. Além disso, não acompanho mais blog nenhum em específico. Porém, gosto de ler na Internet eventualmente e a melhor maneira que encontrei de fazer isso foi utilizando um serviço gratuito chamado Prismatic.

Nele, você seleciona palavras-chave que destacam seu interesse (como medicina, futebol, brasil, são paulo), adiciona blogs que você costuma ler e pronto, a mágica está feita: você vai ter uma linha de notícias com textos selecionados baseados em seu interesse.

Quando quero procurar algo interessante para ler, rolar a página do prismatic é muito mais efetivo do que a do facebook, por exemplo. É mais comum, no entanto, eu ler apenas as notícias selecionadas pelo serviço, que mandam para meu email semanalmente. Uma ótima maneira de evitar ficar navegando por aí sem destino.

“Eu, meu irmão e as notícias de hoje.”

A liberdade de saber que meu PC poderia quebrar, ser roubado ou não estar acessível de qualquer maneira e ainda assim eu não perderia nada importante é muito libertadora.

Implantando seu sistema

Como você pode ver, sistemas podem ser algo extremamente simples, como é o caso do Prismatic, que se resume a um serviço, ou algo mais elaborado, como contratar alguém para te dar tapas toda vez que você abrir o facebook. Não importa. O foco aqui é pegar algum problema seu de produtividade e resolvê-lo.

Note que muita ferramenta disponível você conhece. Quem nunca ouviu falar do google docs, google agenda ou dropbox? Mas você está usando esses serviços para tornar sua vida mais fácil? Essa é a pergunta.

E você, tem algum sistema que funciona bem? Compartilhe conosco!