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Você já teve aquela sensação de acordar, passar o dia inteiro se movendo para lá e para cá, fazendo “coisas importantes”, se mantendo ocupado e, no final do dia, não ter produzido nada de efetivo? Daí você olha para trás e fica sem entender: “como assim eu não produzi nada? Eu passei o dia todo ocupado!”.

Bem, você não está sozinho; isso acontece com todo mundo.

Uma alternativa interessante que tenho aplicado é fazer o rastreamento do tempo. Essa técnica é, na realidade, um hábito simples que vai te ajudar a saber para onde foi todo o tempo que você gastou no dia (e como gastou também).

Modo Radical

Uma maneira de fazer isso é simplesmente manter um pequeno caderno ao seu lado durante o dia e, sempre que trocar de tarefa, você escreve no caderno. Um exemplo hipotético seria:

  • Começar a produzir um texto – 8h30
  • Tive que atender a ligação de um cliente e encaminhar a proposta – 9h45
  • De volta à produção do texto – 10h10
  • Concluo o texto e passo a responder emails – 11h
  • Pausa para almoço 11h40

No final da manhã, você vai saber exatamente quantos minutos você gastou fazendo o quê. Ao final do dia, você soma os minutos gastos em cada tarefa, dividindo em seções, como produtivo/semi-produtivo/improdutivo/afazeres/consumo, por exemplo.

Pode parecer meio radical porque dá muito trabalho, mas conheço algumas pessoas que utilizam essa abordagem e fazem bom uso dela.

Modo Leve

Como eu acho o modo radical trabalhoso, eu uso uma versão mais leve. No entanto, meu rastreamento do tempo só funciona porque eu planejo o dia na noite anterior. Esse é um passo essencial como eu já disse para se manter produzindo bem.

Todo dia, antes de dormir, eu abro o Evernote no caderno de ‘Todo lists’ e crio uma nova nota, correspondente ao próximo dia. O modelo que utilizo segue abaixo, com alguns comentários.

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COMEÇO DO DIA
Hora Acordado: 
Total Dormido: 
Flexões: 
Checar Calendário: Há algo com deadline próxima?
Tarefa Mais Importante (TMI): 
———————-
CONTRIBUIÇÃO

Texto no Blog:
Pessoas:

———————-
TAREFAS

Tarefa 1

Tarefa 2

———————
MANUTENÇÃO

A fazer 1

A fazer 2

———————-
CONSUMIDO

Leitura:
Ouvido/Assistido:

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FIM DO DIA 

Quais são meus principais objetivos na vida?

O que eu fiz certo para alcançar minhas metas?

O que eu faria diferente se tivesse o dia para viver de novo?

5 coisas pelas quais eu deveria ser grato:

 

Na noite anterior, eu penso sobre as atividades que quero desenvolver e preencho o espaço de “tarefas”. Seleciono a mais importante (TMI), que tem que ser concluída com prioridade: se eu puder fazer apenas uma coisa durante o dia, será essa tarefa. A seguir, coloco alguns afazeres em ‘Manutenção’, que são aquelas coisas que você tem que fazer por obrigação, mas não trazem valor direto. Por exemplo: pagar contas, ir ao banco, etc.

A seção de consumo é para garantir que eu leia/assista/ouça material decente pelo menos alguns minutos por dia.

A seção ‘Fim do Dia’ requer alguns comentários. Eu coloquei de propósito essas três perguntas de final aberto, que não precisam ser preenchidas por escrito, por alguns motivos:

  • Forçar-me a pensar diariamente no que eu quero alcançar na vida (primeira pergunta)
  • Relacionar, todos os dias, as tarefas que estou fazendo com meus objetivos maiores. Isso aumenta o senso de propósito (segunda pergunta)
  • Aprender com os erros rapidamente. Poder aplicar hoje o que aprendi errando ontem. (terceira pergunta)
O quarto tópico se refere à gratidão. Já há pesquisas científicas comprovando que possuir esse senso de gratidão pelas coisas que você já possui está diretamente correlacionado com felicidade. Não vou me aprofundar aqui (quero esgotar o tema em um texto à parte), mas essa pequena tarefa já provou algum resultado para mim.

Durante o dia, como eu procuro mudar pouco de tarefa, eu vou anotando o tempo gasto em cada uma das tarefas anotadas, que são o foco do dia (e não o tempo gasto em qualquer coisa, como o modo exposto anteriormente). Aqui, eu abro mão de rigidez ao rastrear o tempo e foco em manter em dia as tarefas selecionadas.

Quero começar a rastrear o tempo. Como faço?

Comece pequeno. Muito pequeno. Humanos são seres de hábitos, então comece primeiro criando o hábito de rastrear para torná-lo automático. E, ao longo do tempo, vá desenvolvendo sua técnica de rastreamento em si (na realidade, isso vale para qualquer coisa que você queira fazer – criar hábito primeiro, desenvolver atividade depois).

Por exemplo, eu tenho algumas notas (do bloco de notas!) no computador de dezembro do ano passado, quando comecei. Na época, eu só mantinha rastreamento do hora que acordei, tempo total dormido e se o dia tinha sido produtivo ou não. Com o passar do tempo, eu fui sentindo a necessidade de adicionar mais coisas e fui acrescentando à lista aos poucos.

Mais importante: lembre-se que rastrear o tempo é uma ferramenta para melhorar sua produtividade. Se não está funcionando para você, não vá sacrificar sua produtividade para usá-las, pois isso iria destruir o sentido da coisa toda.

E você, alguma experiência com isso? Que tal começar?

  • Raphael
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    Author
    Raphael

    Muito interessante esse teu jeito de rastrear o tempo Paulo! Há algum tempo eu venho tendo essa mesma sensação que tudo que eu planejei para o ano não estava sendo, de fato, efetivado ao longo dos dias, semanas, … Comecei, faz pouco tempo, a utilizar um metodo de rastreamento do tempo que aprendi com meu pai no ano seguinte ao 3º ano (de toda a minha vida, foi o ano que eu mais me comprometi com uma meta concreta e realizavel num prazo definido: passar no Vestibular. Objetivo atingido!) que é o seguinte: dobrei uma folha de papel oficio em 6 quadrados e cada um desses representa um dia da semana (de seg a sab). Reparei que, em média, cada atividade do meu dia consumia cerca de 2h para serem feitas e escrevi em cada quadrado esse espaço de tempo desde a hora que me acordo ate a que vou dormir.
    (ex: Qua 11.07
    8h – 10h: Treinar + 4km corrida;
    10h – 12h: Corrigir bugs projeto X + pagar contas;
    …)
    deixo esse papel colado num local mais visivel possivel, como na porta do guarda roupa por exemplo e o mais importante: me comprometo a realizar todas as atividades escritas no tempo estipulado. Uso o domingo pra revisar todos os objetivos a curto, medio e longo prazo; verificar progresso da semana que passou; corrigir/melhorar estrategias e planejar a prox semana.

    Ainda estou na fase Beta, melhorando e adaptando o processo (não descobri o melhor lugar pra colocar o quadro, …), mas tenha a impressao que já esta ajudando bastante.

    Com relação ao teu processo, tenho a sensação que um dia é um espaço de tempo muito curto pra fazer todo o planejamento e a review, a não ser que sejam rápidas, eu prefiro fazer tudo isso no domingo, quando tenho mais tempo pra pensar, planejar, rever, melhorar e adaptar.

    é isso ai cara,
    Abração.
    Raphoka

    • Paulo R. Ribeiro
      Responder
      Author
      Paulo R. Ribeiro

      Valeu mesmo por compartilhar teu método conosco, cara. Eu estou atrás disso: saber o que as pessoas estão usando para aprender o que está funcionando para elas e aplicar a minha vida.

      De fato, um planejamento semanal é muito mais interessante. Coisas grandes eu planejo no sábado à noite. Só o que vou fazer no dia em si eu planejo na noite anterior, para poder levar em conta possíveis imprevistos que (sempre) surgem.

      Obrigado por comentar, abração!

  • Luís
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    Author
    Luís

    Paulo, muito boa a idéia. Já que o papo é produtividade, recomendo duas metologias:

    *ZTD (Zen to Done): uma leve modificação do GTD (Get Things Done) que ficou muito prática e usual;
    Método Pomodoro: Um modo de diminuir sensivelmente a ociosidades, mas sem perder aqueles momentos de fuçar no facebook e tal.

    Valeu,

    Luís

    • Paulo R. Ribeiro
      Responder
      Author
      Paulo R. Ribeiro

      Huum… Zen to Done é ótimo!
      Eu acredito que compartilhei com a lista de email há alguns meses. O pomodoro também, já usei separadamente e tive resultados excelentes.

      Recomendo mais o pomodoro se você está com dificuldade de concentração, pois o tempo (25 min) é pouco para entrar no estado de “flow”. Quando estou altamente imerso, gosto de usar períodos de 1h30 de trabalho direto. Quando o dia está ruim e preciso fazer tarefas repetitivas, uso sim o pomodoro!

  • Raphael
    Responder
    Author
    Raphael

    Valeu cara. Não sei se tu já ouviu falar ou se tu conhece (caso negativo, deveria procurar conhecer) um método de planejamento de projetos muito usado por empresas de desenvolvimento de software, mas que se aplica a qualquer planejamento, chamado SCRUM!

    O que eu acho mais arretado dele é a divisão de todo o processo em pequenos espaços de tempo chamados Sprints. Cada Sprint dura em media 2 semanas, mas é possivel adaptar pra uma semana (como eu falei que estou fazendo) e ai você traça pequenos objetivos que precisam estar concluidos ao final de cada sprint e você só se preocupa com aquela sprint, ai quando ela acaba é que você volta a olhar o objetivo a ser alcançado e traça novas metas pra a prox semana.

    Acho bastante produtivo e me ajuda muito focar nos objetivos a longo prazo tendo como base coisas que posso fazer a curto. Acho interessante tu dar uma olhada nele, talvez te ajude nessas metas que tu tem ai pros teus 90 dias mais produtivos.

    Abração cara,
    Raphoka

  • Luiz Felipe Mello
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    Author
    Luiz Felipe Mello

    Muito interessante já utilizo o que vc colocou como modo pesado, porém acho o modo leve mais complexo e difícil.

    • Paulo R. Ribeiro
      Responder
      Author
      Paulo R. Ribeiro

      Como anda sua experiência com isso, Luiz? Alguma dificuldade, bons resultados… você recomendaria para outra pessoa?

  • Alexandre Barker
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    Author
    Alexandre Barker

    Uma ideia que adotei pra estudar pra concursos foi, além de ter um cronograma próprio, cronometrar o tempo de estudos.
    Você acaba se sentindo obrigado no início a cumprir aqueles tempos, e logo vira um hábito, e a produtividade aumenta bastante.
    No caso, é algo bom a se adotar nos estudos, e o desempenho aumenta se forem várias matérias.
    Mesclando essa cronometragem com um sistema de estudos rotativo, a produtividade aumenta bastante.
    No meu caso, faço ”sessões” de 50 minutos por matéria, e tento ao máximo me livrar de distrações. Confesso que tem me ajudado muito!

    Conheci o blog hoje, e parabéns mesmo pelo trabalho!

    • Paulo Ribeiro
      Responder
      Author
      Paulo Ribeiro

      Obrigado, Alexandre! Minha organização de estudo, dependendo da materia, é bem parecida com a sua. Espero que curta o blog. Abração

  • Bruno Rocha
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    Author
    Bruno Rocha

    Isso m lembra um texto do Papo de homem. No qual Barack Obama prepara seu próximo dia, todas as noites e faz uma lista de suas metas, o que alcançou, então isso o torna produtivo. Muito bom!

    • Paulo Ribeiro
      Responder
      Author
      Paulo Ribeiro

      Esse tinha passado batido por mim no Pdh. Voltei lá e chequei, muito bom. Obrigado pela dica!

  • Ricardo Costa
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    Author
    Ricardo Costa

    Bom ver que eu tô no caminho certo, aprendendo a monitorar/controlar minhas tarefas, de modo a medir minha produtividade diária, até faço uma reflexão no final do dia sobre alguns pontos principais!
    Mas meu rastreamento do tempo ainda não é bom o bastante, ainda não me satisfaz, com o tempo acho que vou melhorar.
    É bom ler textos como esse, quando você tá criando o hábito, por ser algo que pouquíssima gente faz, você se pergunta constantemente se vale a pela, ou se você não tá inventando demais.

    • Paulo Ribeiro
      Responder
      Author
      Paulo Ribeiro

      vc n tá sozinho, tem uma galera boa nessa ;)

  • Chrystina
    Responder
    Author
    Chrystina

    Nossa, só passam homens por aqui!
    Eu também faço minha lista de tarefas na noite anterior, deixando definida as minhas TMI’s.

    Para rastrear o tempo nomei uma agenda google como “Trabalhos realizados”, onde eu registro o horário de início e fim de cada tarefa realizada. Acho muito prático.

    Vou adotar as 3 perguntas de final de dia. Super interessante!

    • Paulo Ribeiro
      Responder
      Author
      Paulo Ribeiro

      primeira mulher se apresentando ;)

      AS 3 perguntas são incríveis, extremamente úteis.

  • Coletânea de Recursos Para Melhoria de Vida | Estrategistas
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